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登録支援機関とはどんな機関?

日本で外国人を雇用するには、さまざまな資格や要件クリアが必要です。
入国管理局から特定技能ビザ取得の許可を得るには、特定技能外国人支援計画を作成し、正当な方法で実施しなくてはいけません。
初めて外国人を雇用する場合、「支援業務を正しくおこなえるだろうか」「登録支援機関の登録申請に不安がある」など、悩みや疑問でいっぱいな人も多いでしょう。
今回は、登録支援機関の役割や登録申請の方法など、詳しく紹介します。

登録支援機関とは?

登録支援機関とは、特定技能1号外国人を雇用する企業や団体(受入れ機関)に変わり、支援計画書の作成をおこなったり、体制を整えたりする機関です。
現在、法務省は外国人の支援サポート義務を、受入れ機関に割り当てています。
受入れ機関(特定技能所属機関)は、外国人の職場業務の支援だけではなく、生活面や社会面でのサポートまでしなくてはいけません。
専門性の高い業務が多く、すべて雇用側だけで対応するのが難しいことから、登録支援機関へ委託してサポート依頼します。

登録支援機関はどんな業務を担っているの?

受入れ機関を管理する出入国在留管理庁は、外国人を雇用する企業や団体に対し、絶対に必要な支援を定めています。
支援義務は複数あり、時間も手続きも簡単なものではないため、委託を受けた登録支援機関が専属で支援対応します。
特定技能外国人の支援計画で義務付けているのが、次の計画です。

情報提供ガイダンス

情報提供ガイダンスとは、雇用する外国人に対して、業務内容や報酬額・労働条件・住居の確保・入国時の送迎など、さまざまな支援をします。
日本語を話せない、理解できない外国人が、しっかり理解できることが前提なので、相手の言語で伝えなければいけません。
また、文書で郵送や電子メールのガイダンスは認められず、必ず顔を見ながら口頭で伝え、事前ガイダンスの確認書に外国人から署名を受ける必要があります。

出入国の送迎

外国人が入国や出国する際、手続きを受ける港や飛行場まで送迎をしなくてはいけません。
送迎というと簡単そうに見えますが、「保安検査場への同行・入場の確認」までが支援なので、一般的な見送りとはまったく違います。

住む場所やライフラインの確保

外国人が日本で問題なく働けるように、住む場所を用意することも必要です。
アパートの連帯保証人となったり、社宅を提供したりして住宅を確保します。
また、銀行口座の開設や携帯電話の契約など、在留する上で不便のないサポートも必要です。
場合によって各種手続きに必要な書類の用意をすることも、業務のひとつです。

生活オリエンテーションをする

日本で働く外国人が、仕事以外でも不便なく過ごせるように、生活面に関するオリエンテーションをしなくてはいけません。
例えば、金融機関の出金方法や交通マナー、スーパーやコンビニでの買い物方法、社会保障や税関係の手続き、トラブル時の対策や護身方法、気象情報や災害の避難場所など、25項目以上の指導が必要です。
また、情報提供ガイダンスと同じく、外国人がしっかり理解できる言語で伝えなくてはいけません。

公的手続きに同行する

日本に在留する上で必要な社会保障や税関係など、公的手続きへの同行や書類作成のサポーをします。
入国後は手続きだけで数日かかるケースもあり、言葉を理解してもらうだけでも時間がかかるでしょう。

日本語学習のためのサポート

外国人が日本で仕事や生活する上で欠かせないのが「日本語の習得」です。
登録支援期間は、日本語教室や自宅で学習できるオンラインサービスなど、多方面で支援をします。
日本で言葉が通じず仕事や生活に影響が出ないように、継続的なサポートが必要です。

相談や苦情などのサポート

慣れない日本で生活する外国人が、職場や生活面について悩みや苦情がないか、定期的にサポートします。
相談内容によっては、解決するために指導や対策をするまでが業務義務となります。
相談しやすいよう就業時間外に対応しなくてはいけません。

日本人との交流の場を作る

日本人と交流できるように、自治体やボランティア団体が主催する交流の場を見つけたり、案内したりします。
また、行事によって飲酒禁止や服装の決まりなどあるので、注意事項の説明もしっかり伝える必要があります。

転職の支援

何らかの理由で外国人が雇用計画を解除する場合は、転職先を探すサポートや推薦状の作成など支援します。
また、有給休暇の付与やハローワーク、健康保険や年金加入などの手続きなど、さまざまなサポートも業務義務です。

定期的な面談および行政機関へ報告・通報

外国人と外国人を監督する上司や雇用先の社長など一緒に、3ヶ月に1回以上、面談が必要です。
また、面談した内容は、1号特定技能外国人用及び監督社用の定期面談報告書を作成します。
労働基準法などの違反、旅券・在留カードに関する問題が発覚した場合、行政機関に通報しなくてはいけません。

登録支援機関の要件は?登録申請の方法は簡単?

登録支援機関は、次の要件を満たしていないと登録申請できません。

・支援責任者および支援担当者(1名以上)がいる
・外国人が理解可能な言語で支援できる体制が整っている
・1年以内で「責めに帰すべき事由」により特定技能外国人・技能実習生の行方不明者を発生させていない
・支援費用を、直接的・間接的に外国人本人に負担させない
・5年以内で、出入国または労働に関する法令に関して「不正」や「著しく不当な行為」を行っていない
・外国人受け入れ実績(※)や相談事業の経験がある
(※)以下のいずれか
①2年以内に、就労資格を持った中長期の在留外国人の受け入れをした。
②2年以内に外国人に関する相談業務に従事した。
③支援責任者・支援担当者が、過去5年以内に2年以上の就労資格を持つ在留外国人の生活相談業務に従事した。
④そのほか、上記と同程度の支援業務を適切に実施できると認められている。

登録支援機関の登録申請は、地方出入国在留管理局か支局へ必要書類を持参または郵送でおこないます。
申請書類の作成や用意は簡単ですが、書類の中には申請許可を左右するポイントがいくつかあり、ひとつでも書類に不備があると、追加書類の要求を何度もお願いされて時間がかかってしまうケースもあります。

まとめ|外国人の雇用の悩みは登録支援機関に相談を

登録支援機関では、外国人が安心して日本で暮らして仕事ができるように、さまざまなサポートをしています。
公的手続きや書類作成の支援などもサポートしてくれるので、外国人雇用の際には頼りになる機関です。
外国人雇用についての問題や悩みがある場
合は、登録支援機関に相談をしましょう。

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